Schon seit Jahrhunderten wissen wir, dass uns die Zeit im Regelfall nicht einfach von selbst davon läuft.
Vielmehr haben wir nur noch nicht gelernt uns unsere Zeit entsprechend einzuteilen und durch richtiges
Zeitmanagement wertvolle Zeit zu gewinnen.

Immer wieder höre ich von meinen Kunden: „Das geht nicht, dafür habe ich derzeit keine Zeit.“
Also sage ich: „Dann hat es derzeit für Sie keine Priorität“.
Wissen Sie was wirklich wichtig ist für Sie?

1.    Entdecken Sie Ihre Zeiträuber durch effektive Protokollführung

Um Ihre Zeit gut einteilen und effektiv nutzen zu können müssen Sie zu allererst einmal wissen, womit Sie überhaupt Ihre Zeit verbringen und was Ihnen Zeit stiehlt. Genau aus diesem Grund sollten Sie zu Beginn mit einem detaillierten Zeitprotokoll Ihre persönlichen Zeiträuber eruieren.

Dabei schreiben Sie etwa über den Zeitraum von mindestens zwei Wochen auf, womit Sie Ihre Zeit verbringen und wie viel Zeit Sie für die jeweilige Aktivität benötigen – am besten mittags und abends. Notieren Sie ebenfalls, was Sie noch erledigen wollten, wofür Ihnen aber keine Zeit mehr geblieben ist.

Am Ende dieser Beobachtungszeit können Sie durch ehrliche Protokollführung Ihre Zeiträuber entdecken und diesen in weiteren Schritten durch gute Planung entgegenwirken.

2.    Gewinnen Sie durch gute Planung Zeit

Nehmen Sie sich Planungszeit, fix reserviert im Terminkalender. Schreiben Sie sich auf was Sie alles in einem bestimmten Zeitraum erledigen möchten und wie viel Zeit dies in Anspruch nehmen sollte.

Aber Achtung: planen Sie nicht zu wenig Zeit für die Aktivitäten ein. Gehen Sie vom Unvorhergesehen aus und wirken Sie Zwischenfällen durch die Einplanung von Puffern vor.

3.    Setzen Sie Prioritäten

Niemand kann alle auf einmal erledigen. Daher sollten Sie Ihre anstehenden Aktivitäten nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen. Überlegen Sie welche Aufgaben Sie delegieren können und welche besonders wichtig und dringlich sind.

4.    Konkretisieren Sie Ihre Ziele

Formulieren Sie bei der Zeitplanung konkrete Ziele. So ist es besser zu sagen „Dienstag um 12 Uhr ist die Präsentation fertig“ anstatt „am Dienstag arbeite ich zwischen 10 und 12 Uhr an der Präsentation“. So können Sie gegebenenfalls auch einfacher Arbeiten delegieren.

5.    Überprüfen Sie Ihre Ziele

Doch nicht nur kurzfristige Ziele benötigen effektives Zeitmanagement: Vor allem Ihre persönlichen Wünsche benötigen ein solches. Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt, wo Sie sich in 10 Jahren sehen? Was Ihnen wirklich wichtig ist? Und haben Sie in weiterer Folge auch ausgiebig Zeit in die Verfolgung solcher Ziele gesetzt? Gerade für Ihr persönliches Weiterkommen ist es wichtig, die angemessene Zeit einzuplanen, um rasche Schritte zum Ziel setzen zu können.

Das nächste Seminar zum Thema: Zeitmanagement am 27. Juni 2012