Virtuell Beziehungen pflegen – wie geht das?

Stephanie Selmer (stephanieselmer.com) begleitet Unternehmen als Changemakerin bei der Transformation.
Sie sagt: Verbringen Sie nicht mehr Wochen damit, Antworten auf folgende Fragen zu finden:

• Wie setzen wir unsere Digitalisierung um?
• Wie integrieren wir neue Mitarbeiter so schnell wie möglich? oder
• Wie bleibt das Wissen im Unternehmen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?

Tun Sie es.

Es geht um Kultur in Veränderung: Derzeit ist alles im Umbruch, vieles muss neu gedacht und verändert werden – da wurden wir ja gerade voll hineingestoßen, schnell zu digitalisieren und Prozesse anders zu machen.

Zu diesen Themen habe ich die Expertin für Transformation interviewt.

Was gibst Du hier Deinen Kunden mit auf diesem Prozess? Vor allem denen, die sich noch nicht so stark digitalisiert haben?

Ich glaube, die Schere zwischen denen, die schon mittendrin sind und die, die noch gar nichts gemacht haben ist sehr groß. Die, die noch gar nichts gemacht haben, müssen die Angst verlieren und mehr Mut haben für Veränderung. Keine Sorge, es kann nicht so viel passieren. Auch wenn es nicht perfekt läuft und nicht sofort funktioniert – den Mut haben es auszuprobieren – das ist mein wichtigster Tipp. Knackpunkte offen anzusprechen, vor allem, wenn es nicht geklappt hat.

„Einfach mal versuchen – Einfach mal machen!“

Stephanie Selmer

Was empfiehlst du fürs Home-Office, wie kann man sich da gut digitalisieren?

Meine Kunden sind vor allem mittelständische Unternehmen, die haben Teams bis zu 10 Mitarbeitern. Da gibt es die unterschiedlichsten Herausforderungen.
Die einen haben Kinder, sind nur zu bestimmten Zeiten erreichbar. Die anderen haben Kinder zu Hause, da ist eventuell Krach im Hintergrund. Dann klingelt die Post. Die Palette ist groß.

Hier gilt es sich auf bestimmte Regeln zu verständigen. Zum Beispiel den Kalender zu nutzen und hineinzuschreiben, wann bin ich erreichbar, wann nicht. Oder eine Notfallhandynummer hinterlegen. Ihr könnt mich anrufen, ich reagiere in 24 Stunden darauf. Das sind Dinge, die im Büro unterschwellig mitlaufen, die müssen fürs Home-Office angesprochen und geregelt werden.

Gibt es dazu Hilfsmittel, wie ich mich gut einrichten kann?

Das sind so Klassiker wie: Mach die Türe zu, klebe einen Zettel an die Türe: Videokonferenz – bitte nicht stören!

Du hast letzthin gepostet: „Jetzt starte das SCRUM-Meeting mit meinem Kunden“. Was ist ein SCRUM-Meeting genau, wie läuft das ab?

SCRUM ist eine Methode aus dem agilen Arbeiten. Scrum heißt auf Englisch Gedränge und ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwareentwicklung. Es wurde ursprünglich in der Softwaretechnik entwickelt, ist aber davon unabhängig und wird inzwischen in vielen Bereichen eingesetzt.

Das Team trifft sich in meinem Beispiel zu einem sogenannten Daily und bespricht folgende Fragen:

• Was habe ich gestern gemacht?
• Was will ich morgen machen?
• Was sind die Herausforderungen?

Diese Meetings und die Prozessbegleitung müssen jetzt online stattfinden.

Du sagst also, alles geht auch online – wie kann ich dann mein internes Netzwerken aus dem Homeoffice gut pflegen, wenn ich mich nicht persönlich treffen kann?

Alle möglichen Treffen können auch ins Online verlagert werden. Ich selber habe virtuelle Kaffeepausen aufgesetzt. Die findet in einem Zoom-Raum jeden Montag, Mittwoch und Freitag von 10.00–10.30 Uhr statt. Ohne Anmeldung. Man kommt einfach hinein und plaudert miteinander. So wie es sonst im Unternehmen passieren würde: Man geht zum Automaten, zieht sich einen Kaffee und quatscht ein bisschen.

„Macht doch eine virtuelle Kaffeepause!“

Stephanie Selmer

Da hast Du recht, denn das sind die Dinge, die derzeit fehlen. Ist es nicht so, wie im richtigen Leben, braucht es auch hier jemanden, der die virtuelle Kaffeepause ins Leben ruft, steuert und auch am Leben erhält, oder?

Wenn es Online ist passiert das natürlich nicht zufällig, da braucht es verantwortliche Personen, die sich auch abwechseln können. Wenn jeder eine Woche lang zuständig ist, dann hat man das Thema einmal im Monat. Nachrichten können dazu per Mail oder Whatsapp versendet und alle eingeladen werden.

Die eigentlichen virtuellen Meetings derzeit haben alle konkrete Themen. Deshalb bleibt der Smalltalk auf der Strecke, der kann über solche „Beziehungs“- Termine weiter gepflegt werden.

Eine andere Möglichkeit ist das gemeinsame virtuelle Mittagessen. Ich habe einen Kunden, deren Mitarbeiter treffen sich normalerweise um Punkt zwölf zum Mittagessen. Und jetzt treffen sie sich Punkt zwölf zum gemeinsamen virtuellen Mittagessen. Jeder natürlich das, was er selber gekocht hat – gegessen wird gemeinsam am Computer. Und die menschliche Komponente ist mit dabei, die sonst im Homeoffice fehlt.

Vielen Dank für den tollen Tipp. Vielen Menschen fehlt die Regelmäßigkeit und das persönliche Miteinander. Und wenn die Führungskraft ganz bewusst solche Termine für ein persönliches Miteinander ansetzt, sind die Mitarbeiter sicher motivierter und haben auch mehr Struktur in ihrem Homeoffice.

„Geh niemals alleine essen und nicht immer mit denselben Personen!“

Magda Bleckmann

Wie pflegst Du neben der virtuellen Kaffeepause selber Dein Netzwerk, wie bleibst Du in Kontakt?

Ich baue mit der Plattform das Netzwerk #neverlunchalone auf. Man kommt in eine Stadt, in der man vorher noch nicht gewesen ist und niemanden kennt und möchte nicht alleine essen. Da schreibe ich auf Twitter und poste ob wer Zeit hat auf ein spontanes Mittagessen unter #neverlunchalone und es finden sich Menschen.
Wir wollen, dass sich über die Plattform Menschen finden, die miteinander essen gehen können. Meldet euch kostenlos auf der Plattform an. Derzeit ist es noch in der Probephase und wir suchen Tester! Hier der Link: www.neverlunchalone.de

Dazu gibt es auch das Buch von Keith Ferrazzi: Geh niemals alleine Essen! – das ist eine wunderbare Unterstützung dabei, diese Aufforderung wirklich umsetzen zu können.

Was ist Dein bester Tipp zum Schluss, den Du als Changemakerin den Hörern und Lesern mit auf den Weg geben willst?

Mut haben!

„Habe Mut! Habe Mut etwas Neues auszuprobieren.“

Stephanie Selmer

Der zweite Tipp: Derzeit ist es so leicht wie noch nie, mit Menschen in Kontakt zu kommen und sich miteinander zu verbinden. Die Menschen haben mehr Zeit und verbringen mehr Zeit im Netz. Die Kontaktaufnahme ist viel einfacher und schneller – nutzt das.

Neben dem Tipp hast Du noch eine Hilfestellung, die Du mit auf den Weg geben willst über Digitalisierung am iPad – was ist das genau?

Mein Herz schlägt für die Visualisierung. Ich mache meine Notizen gerne am iPad. Dazu habe ich für Sie Bildvorlagen, wie ich am iPad Schritt für Schritt kleine Visualisierungen erstellen kann. Das ist bestens geeignet für Online-Meetings als Ersatz für den Flip Chart. Eine einfache Anregung wie das aussehen kann, stelle ich gerne als PDF-Download zur Verfügung: Hier Downloaden.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Netzwerken aus dem Home-Office!

Weiterführende Links:

Stephanie Selmer Online: stephanieselmer.com

#neverlunchalone: neverlunchalone.de

Mehr zur Episode unter www.magdableckmann.at/sa74

Online-Präsentationsseminar am 24.4.2020: Mehr Infos hier!

Mein Podcast für Ihren starken Auftritt: Jetzt kostenlos abonnieren!

Neu: Nie mehr sprachlos! Smalltalk für Introvertierte – Online Kurs