Besondere Zeiten verlangen besondere Wege

Herzlich Willkommen zu Ihrem starken Auftritt! Heute erfahren Sie etwas, was derzeit jeder braucht: Wie Sie sich bei Videokonferenzen und Calls richtig verhalten. Sie bekommen 4 effektive Tipps dazu, damit Sie besser zur Wirkung kommen. Die kostenfreie Checkliste dazu können Sie sich unter www.magdableckmann.at/sa73 herunterladen!

Ich war in Schockstarre, muss ich ehrlich zugeben, eine Situation, die noch nie dagewesen war, die wir noch nie erlebt haben. Meine große Veranstaltung, die lange Nacht der Inspiration musste auf den Herbst verschoben werden, 10 Refererenten verschieben, alle Teilnehmer und Sponsoren informieren  – die viele Arbeit… die Angst um die Angehörigen, die Gesundheit, die Kinder zu Hause…

Das Leben danach wird anderes aussehen, davon bin ich überzeugt. Die Menschen lernen Videocalls und Konferenzen – sogar Veranstaltungen mit über 100 Leuten – online in Anspruch zu nehmen. Sie erkennen, dass sie damit Zeit und Geld sparen. Wir müssen nicht mehr überall hinfahren um Gespräche zu führen. Wir können viel von zu Hause, vom Büro aus erledigen.

„Wenn man sich persönlich kennt, kann man vieles auch per Video klären und so Zeit und damit Geld sparen.“

Und das kommt nun von mir, wo ich doch immer sage, der persönliche Kontakt ist wichtig, um tragfähige Beziehungen aufzubauen. Dabei bleibe ich auch, doch derzeit ist es nicht anders möglich und wenn man sich persönlich kennt, kann man vieles auch per Video klären und so Zeit und damit Geld sparen. Wichtig ist nur, das Video auch anzuschalten und zu nutzen. Denn mein Tag ist derzeit mit Calls und Videokonfernzen gefüllt und ich stelle fest, dass es die Menschen sehr positiv annehmen. Tools gibt es ja inzwischen unterschiedliche, wie Goto Webinar, Skype, MS Teams oder das von mir bevorzugte Tool Zoom. Hier gibt es eine kostenfreie Version, die für 40 Minuten für vieles schon ausreicht. Einen Link mit der Übersicht über Werkzeuge können Sie hier ansehen.

Wie bereite ich mich optimal auf so ein Gespräch oder eine Web-Konferenz vor?

1. Der ideale Ort für Online – Videogespräche

Der ideale Ort für Videokonferenzen sieht für jeden Menschen anders aus, aber es gibt ein paar Grundvoraussetzungen, die erfüllt sein sollten. Falls Sie ein Arbeitszimmer Ihr Eigen nennen: Herzlichen Glückwunsch. Falls nicht: Ein niedriger Couchtisch im Wohnzimmer, an dem man nur gekrümmt und umgeben von lärmenden Geräten und Familienmitgliedern arbeiten soll, ist nicht ideal. Ein Küchen- oder Esstisch oder Theke ist da – zumindest temporär – schon besser.

Wichtig: Ablenkungsfrei und ohne Hintergrundgeräusche!

Suchen Sie sich einen ruhigen, ablenkungsfreien Ort mit einem Tisch, Stuhl, ausreichend Licht und angenehmer Temperatur. Schaffen Sie nun eine angenehme Arbeitsatmosphäre: Alle nicht benötigten Gegenstände sollten Sie anderweitig verstauen oder zumindest auf die Seite räumen.

Definieren Sie störungsfreie Zeiten mit Ihrer Familie, wann dieser Raum möglichst Ihnen allein zur Verfügung stehen sollte und Sie bei Videocalls nicht gestört werden wollen.

2. Grundaustattung

Strom und Internet

Laden Sie jeweils über Nacht alle Akkus Ihrer Geräte auf oder sorgen Sie für ausreichend Stromanschlüsse. Haben Sie an dem Ort ausreichend WLAN-Empfang? Ist die Internetverbindung stabil?

Falls Sie unsicher sind, testen Sie Ihre Internetgeschwindigkeit hier: https://www.geschwindigkeit.at/

2 Mbit Down- und 1 MB Upstream sind für Videokonferenzen ausreichend. Vorausgesetzt, es schauen nicht parallel vier Familienmitglieder Online-Videos auf Netflix und Co. In diesem Fall kommen Sie nicht drum rum, die Internetzeiten aufzuteilen.

Der vorhanden Computer oder Lap Top ist meist ausreichend, um Videokonferenzen durchzuführen.

Webcam & Mikrofon

Meistens ist bereits eine Webcam in aktuelle PCs eingebaut. Die Bildqualität ist bei ausreichender Beleuchtung des Raumes oftmals auch gut genug. Bei den eingebauten Mikrofonen sieht es oft schon anders aus: Steht nur das Mikrofon des Laptops zur Verfügung, ist bei Video- und Audiokonferenzen oftmals das Tippgeräusch der Tastatur als störendes Nebengeräusch für das Gegenüber wahrzunehmen.

Oftmals sind die mitgelieferten Kopfhörer des Smartphones hierbei eine gute Lösung, da diese meist auch ein eingebautes Mikrofon besitzen, das sich bauartbedingt näher am Mund befindet. Alternativ können Sie Bluetooth- oder USB-Headsets nutzen. Selbst wenn diese optisch nicht der neueste Schrei sind, ist eine gute Sprachqualität immer von Nutzen. Gerade bei längeren Konferenzen mit mehreren Teilnehmern sollten Sie ein externes Mikrofon benutzen. Diese sind bereits für kleines Geld bei Onlinehändlern unter dem Suchbegriff „USB-Headsets für PC“ zu bekommen.

3. Hintergrund & Positionierung

Oftmals ist es nicht sinnvoll im „Arbeits“ Büro die Kamera anzuschalten. Suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie nicht gestört werden, der nicht zu groß ist und sie nicht zu viel herumliegen haben. Beachten Sie, dass hinter Ihnen nichts herumliegt wie Papierstöße, private Bilder. Kontrollieren Sie vorab in Ihrem Video, was alles sichtbar ist. Ich selber nutze am liebsten die Küchentheke, da muss ich nicht extra Lichtquellen dazustellen, hier sind die vorhandenen Lichtquellen ausreichend und ich habe einen schönen weißen Hintergrund. Und vormittags habe ich hier auch meine heilige Ruhe 🙂

Also nicht so:

Positionierung

Achten Sie darauf, wie Sie im Bild zu sehen sind. Bitte nicht den Kopf am Hals abgeschnitten, sondern positionieren Sie sich gut sichtbar – auf Augenhöhe im Bild, ein bisschen Platz über sich. Je mehr Sie im Bild sind, desto besser werden Sie gesehen und auch wahrgenommen. Damit steigern Sie online Ihre Wirkung immens.

„Positionieren Sie sich gut sichtbar – auf Augenhöhe.“

Also nicht so:

Sondern so:

4. Die eigene Darstellung

Viele Menschen meinen, Homeoffice heißt auch, sich kleiden wie am Wochenende mit Jogginganzug und leger. Sie vergessen, dass Sie bei jedem Videocall einen Eindruck hinterlassen. Ihr Gegenüber sieht nicht nur Ihr zu Hause, sei es ein Büro oder Teile ihre privaten Räume, sondern auch Sie. Auch wenn Ihr Bild manchmal klein ist, jede Aktivität von Ihnen wird wahrgenommen.

„Kleidung ist Trumpf“

Deshalb kleiden Sie sich so, wie Sie sich in der Firma bzw. beim Termin kleiden würden. Ist es ein Business Termin, dann bitte auch Business Kleidung. Sie werden feststellen, dass Ihre Einstellung dann auch eine ganz andere ist und Sie sich ganz anders fühlen – nämlich auf Augenhöhe. Egal was sie besprechen, verhalten Sie sich so, wie Sie sich auch im Büro verhalten würden.

Ich erlebe hier die sonderbarsten Dinge. Menschen fühlen sich unbeobachtet und

• bohren in der Nase,
• Essen ihr Sandwich, so dass man das Schmatzen hören kann,
• gehen einfach mal weg
• das Klicken der Tastatur, wenn gerade Mails abgearbeitet werden ist nicht stummgeschaltet
• und ich sehe, dass die Aufmerksamkeit ganz woanders ist.

Seien Sie wertschätzend bei der Sache

Natürlich ist die Versuchung bei Online Konferenzen besonders groß, wenn mehrere beteiligt sind, dass man sich gedanklich abmeldet und schnell die wichtigen Mails bearbeitet. Aber seien Sie sich klar darüber, die anderen Teilnehmer merken es bewusst oder unbewusst und es bleibt ein unangenehmer Nachgeschmack hängen.

Sinnvoller ist es, darauf zu achten, die Meetings kürzer und kompakter abzuhalten und wenn wir so etwas machen auch darauf hinzuweisen:

• „Ich schalte schnell auf stumm, denn ich mache mir Notizen, was wir vereinbaren, damit ihr nicht von dem Klicken gestört werdet.“
• „Entschuldigt bitte, ich hole mir schnell einen Kaffee, bin gleich wieder da.“

Wenn man nicht unterbrechen will, kann man das in die Chat Funktion hineinschreiben, dann weiß wenigstens der Moderator bzw. Ihr Gegenüber Bescheid.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen dazu, dann schreiben Sie mir eine Mail an office@magdableckmann.at.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg bei Ihren Videokonferenzen!

Mehr zur Episode unter www.magdableckmann.at/sa73

Podcast mit Stephanie Selmer: https://youtu.be/z7ot2vqABJo

Hier in die Gästeliste zum kostenfreien Training “Schluss mit langweiligen Online Meetings eintragen”

Weiterführende Links:

Die besten kostenlosen Tools für Videokonferenzen: https://bit.ly/2UD423K

Die lange Nacht der Inspiration: Alle Infos hier.

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